domingo, 17 de marzo de 2013

DESPACHO DE MERCANCÍAS 


 

Este proceso es llevado por el jefe de bodega que es el encargado de llevar las existentes de la mercancía que entra y sale del almacén El control de inventarios El recibo de la mercancía:Es el jefe de recibos se pone de acuerdo con el proveedor para asignar el día la hora y la fecha de entrega de los productos el jefe de recibos es el encargado de organizar la logística organizando a los recibos es el encargado de organizar la logística organizando a los recibidores para cada tipo de productos Las revisiones de la mercancía El recibidor tiene como función revisar y verificar la mercancía con el orden de compra donde estiba se embala en el se clasifica se almacena Programación de despacho Las solicitudes de los productos es el jefe de ventas elabora una solicitud delos productos salientes.El orden de venta esta orden se monta en el sistema de la compañía por el jefe de despacho que tiene en cuenta los siguientes factores grupos de despacho, fecha, dirección
PREPARACIÓN Y DESPACHO DEL PEDIDO

  • Recibo del pedido.
  • Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado.
  • Reserva de la mercancía.
  • En el caso de los medicamentos de uso controlado es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores.
  • Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las instrucciones de Despacho .
  • Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas.
  • En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de mercancía, la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.
  • Generación y envío del Aviso de Despacho hacia al cliente . Si no tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía  el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente.
  • En los despacho de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número de localización del punto de entrega simbolizado en código de barras. También aplica para las entregas en Cross Docking Predistribuido.
  • Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes.
  • Nota: Estos datos deben incluuirse en el aviso de despacho cuando se aplica.
  • Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como de productos en los cuales los industriales deben hacer uso de normas pertinentes.
  • Cargue del vehículo y colocación del sellos de seguridad o su equivalente.


TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA
  • debe recibir las instrucciones de transporte del generador de la carga.
  • Envía la Confirmación de la Reserva e indica los datos del vehículo, del funcionario, y la cantidad y tipos de vehículos a utilizar en el despacho.
  • El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercancía.
  • Se hace el conteo del número de empaques y se verifica la calidad de los embalajes.
  • En el caso del transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de seguridad teniendo en cuenta lo acordado con el cliente.
  • Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.
  • Tramitar los documento de transporte: remesas, entre otros.
  • En los casos en los que la mercancía no es despachada directamente hacia los puntos de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camión con los avisos del despacho, haciendo lectura de los códigos de barras en la mercancía transportada. En los casos de despacho por paqueteo, el código de barras de la etiqueta de despacho (rótulo) incluye el número de localización del punto de entrega.
  • Entrega las mercancías en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas.
  • Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas etc.) y las devoluciones.
  • Recibe copia del aviso de recibo del cliente, y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso.
  • Envía la factura de los servicios prestados  al generador de carga.

RECIBO DE LA MERCANCÍA

  • ·         Atención al proveedor de la fecha y hora asignada.
  • ·         recibo del Aviso de Despacho,  documento remisorio que ampara la mercancía.
  • ·         Asignación del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía.
  • ·         Verificación del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificación al 100%.
  • ·         El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el número especificado en la factura o Aviso de Despacho.
  • ·         El responsable de operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo a la fase en que se encuentre el proceso de certificación. (Si quieres saber más al respecto.
  • ·         En el modelo de la verificación se hará lectura de los códigos de barras en las referencias, empaques, subempaques y estibas, correspondientes a la muestra
Técnicas de Administración de  Inventarios

Los métodos  comúnmente empleados en le manejo de inventarios  son:

El sistema      ABC.
El modelo      básico de cantidad económico de pedido      CEP.
El Sistema  ABC

Una empresa que emplea  esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C.  en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" esta  formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a  la magnitud de la inversión. Al grupo"C" lo componen en su  mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren  de una pequeña inversión. La división de su  inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar  el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario  necesarios. El control de los productos "A" debe ser el mas  cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en  tanto los productos "B" y"C" estarían sujetos a  procedimientos de control menos estrictos.

Modelo Básico de Cantidad Económica de  Pedidos

Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar  la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le  modelo  básico de cantidad económica de pedido CEP. Este  modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A"  de las empresas, pues toma en consideración diversos  costos operacionales y financieros, determina la cantidad de  pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de  este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método  grafico, 3) un método  analítico.

Costos Básicos. Excluyendo el costo real  de la mercancía, los costos que origina el inventario  pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de  pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada  uno de ellos cuenta con algunos elementos y  características claves.

Costos de Pedidos. Incluye los gastos  administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es,  el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites  resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los  costos de pedidos se formulan normalmente en términos de  unidades monetarias por pedido.

Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son  los costos variables por  unidad resultantes de mantener un artículo de inventario  durante un periodo específico.

En estos costos se formulan en términos de  unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este  tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de  seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante  el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la  empresa en el inventario.

Costos Totales. Se define como la suma del costo  del pedido y el costo de inventario. En le modelo (CEP), el costo  total es muy importante ya que su objetivo es  determinar el monto pedido que lo minimice.

Método Grafico. El objetivo  enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de  pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario  de la empresa. Esta cantidad económica de pedido puede  objetarse en forma gráfica representando los montos de  pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo  total mínimo se representa en el punto señalado  como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la  línea de costo de pedido y la línea de costo de  mantenimiento en inventario. La función de  costo de pedido varía en forma inversa con la cantidad de  pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de  pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de  mantenimiento de inventario se relacionan directamente con las  cantidades de pedido. Cuanto más grande sea el monto del  pedido, tanto mayor será el inventario promedio, y por  consiguiente, tanto mayor será el costo de mantenimiento  de inventario.

La función del costo total presenta forma de U,  lo cual significa que existe un valor mínimo para la  función. La línea de costo total representa la suma  de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de  inventario en el caso de cada monto de pedido.

Método Analítico: Se puede establecer una formula para  determinar la CEP de un articulo determinado del inventario. Es  posible formular la ecuación del costo total de la  empresa. El primer paso para obtener la ecuación del costo  total es desarrollar una expresión para la función  de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.  El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo  por pedido y el número de pedidos. Como dichos  números es igual al uso durante el periodo dividido entre  la cantidad de pedido (U)/(C), el costo de pedido puede  expresarse de la manera siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El  costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por  pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario  promedio de la empresa (Q/2). Dicho inventario se define como la  cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se  expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2

A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos,  Q, el costo de pedido disminuirá en tanto que el costo de  mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.

La ecuación del costo total resulta de combinar  las expresiones de costo de pedido y costo de mantenimiento de  inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas  (MxQ/2).

Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que  minimiza la función de costo total, la CEP debe despejarse  y se obtiene la siguiente fórmula. CEP = 2PU/M. Punto de  reformulación. Una vez que empresa ha calculado su  cantidad económica de pedido debe determinar el momento  adecuado para formular un pedido. En el modelo CEP se supone que  los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del  inventario llega a cero. De hecho se requiere de un punto de  reformulación de pedidos que se considere el lapso  necesario para formular y recibir pedidos.

Suponiendo una vez más una tasa constante de uso  de inventario, el punto de reformulación de pedidos puede  determinarse mediante la siguiente fórmula. Punto de  reformulación = tiempo de anticipo en días x uso  diario.

Control de la  Producción

Para obtener un control  sobre la existencia de inventario debemos tomar en cuenta tres  variables que  resultan sumamente importantes que son:

El nivel de ventas de la empresa.
La longitud y la naturaleza    teórica de los procesos de    producción.
La durabilidad en comparación con la caducaron    del producto terminado.
El director de producción debe tomar decisiones  concernientes a la manera de distribuir la capacidad productiva,  de acuerdo a la demanda y la política de  inventarios.

Es necesario determinar el número de cada  componente (materia prima, Partes compradas, partes fabricadas)  que se necesitan para las cantidades de cada producto que se  desean fabricar. El numero de unidades de cada componente que  debe fabricarse o comprarse debido a existencia disponible no  asignada, ordenes pendientes en producción y de compras y  un inventario final deseado en este periodo. Todo inventario  representa un costo en cualquier empresa por eso los costos son  una parte fundamental de controlar y evaluar dentro del proceso  de al administración de inventario.

Control de Inventario

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a  muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto  grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se  mueven a través de los distintos procesos de inventarios.  Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento  para desarrollar presupuestos y  pronósticos de ventas y producción  hasta la operación de un sistema de costo pro el  departamento de contabilidad para la determinación de  costos de los inventarios, constituye el sistema del control  interno de los inventarios, las funciones  generales son: Planeamiento,  compra u obtención, recepción, almacenaje,  producción, embarques y contabilidad.

Planeamiento

La base para planear la producción y estimar las  necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o  pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el  departamento de ventas.

Los programas de  producción, presupuestos  de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra  necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de  ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos  tendrán alguna variación con los resultados reales,  sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades  de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base  para medir la efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtención

En la función de compra u obtención se  distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control  de producción, que consiste en determinar los tipos y  cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en  colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria  sobre la entrega oportuna del material.

Recepción

Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptación de los materiales recibidos,      después que estos hayan sido debidamente contados,      inspeccionados en cuanto a su calidad y      comparados con una copia aprobada de la orden de      compra.
La prelación de informes      de recepción para registrar y notificar la      recepción y aceptación.
La entrega o envío de las partidas      recibidas, a los almacenes      (depósitos) u otros lugares determinados. Como      precaución contra la apropiación indebida de      activos.
Almacenaje

Las materias primas disponibles para ser procesadas o  armadas (ensambladas), así como los productos terminados,  etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de  almacenes. La  responsabilidad sobre los inventarios en los  almacenes incluye lo siguiente:

Comprobación de las cantidades que se      reciben para determinar que son correcta.
Facilitar almacenaje adecuado, como medida de      protección contra los elementos y las extracciones no      autorizadas.
Extracción de materiales contra la      presentación de autorizaciones de salida para      producción o embarque.
Producción

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente  bajo control físico, control  interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

La información adecuada sobre el movimiento      de la producción y los inventarios.
Notificación rápida sobre      desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de      modo que las cantidades y costos correspondientes de los      inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte  de la fábrica, constituye una necesidad para el debido  funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de  control de producción.

Embarques

Todos los embarques, incluyéndose aquellas  partidas que no forman parte de los inventarios, deben  efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de  embarque, debidamente aprobadas y preparadas  independientemente.

Contabilidad

Con respecto a los inventarios, es mantener control  contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los  materiales se mueven a través de los procesos de  adquisición, producción y venta. Es decir la  administración del inventario se refiere a la  determinación de la cantidad de inventario que se  debería mantener, la fecha en que se deberán  colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se  deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales  para las ventas, y las ventas son esenciales para las  utilidades.

Tipos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en  general, varia ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La  composición de esta parte del activo es una gran variedad  de artículos, y es pro eso que se han clasificado de  acuerdo a su utilización en los siguientes  tipos:

Inventarios de materia prima
Inventarios de producción en      proceso
Inventarios de productos terminados
Inventarios de materiales y suministros
Inventarios de materia prima

Comprende los elementos básicos o principales que  entran en la elaboración del producto. En toda actividad  industrial concurren una variedad de articulos (materia prima) y  materiales, los que serán sometidos a un proceso para  obtener al final un articulo terminado o acabado. A los  materiales que intervienen en mayor grado en la producción  se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en  cantidades los suficientemente importantes del producto acabado.  La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos  a un proceso de fabricación que al final se  convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso:

El inventario de productos en proceso consiste en todos  los artículos o elementos que se utilizan en el actual  proceso de producción. Es decir, son productos  parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio  de producción y a los cuales se les aplico la labor  directa y gastos indirectos inherentes al proceso de  producción en un momento dado.

Una de las características del inventarios de  producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se  es transformado de materia prima en le producto terminado como  consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados:

Comprende estos, los artículos transferidos por  el departamento de producción al almacén de  productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de  terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios  se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que  todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de  productos terminados va a depender directamente de las ventas, es  decir su nivel esta dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y  Suministros

En el inventario de materiales y suministros se  incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones    varían según el tipo de industria,    un ejemplo; para la industria    cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artículos de consumo    destinados para ser usados en la operación de la    industria, dentro de estos artículos de consumo los    mas importantes son los destinados a las operaciones, y    están formados por los combustibles y lubricantes, estos    en las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de    reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos    operativos, los artículos de reparación por su    gran volumen    necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de    estos varían en relación a sus    necesidades.
Inventario de Seguridad

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la  interrupción en el aprovisionamiento caudado por demoras  en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante  un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo  está ligada al nivel de servicio, la  fluctuación de la demanda y la variación de las  demoras de la entrega.

Costos de Inventarios

Los negocios  multiplican la cantidad de artículos de los inventarios  por sus costos unitarios. La gestión  de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de  costos:

Costos asociados a los Flujos
Costos asociados a los Stocks
Costos asociados a los Procesos
Costos Asociados a los Flujos

Son los necesarios para la operación normal en la  consecución del fin. Mientras que los asociados a la  inversión son aquellos financieros relacionados con  depreciación y amortización. Dentro del ámbito de  los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los  flujos de aprovisionamiento (transporte),  aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en  otros casos estarán incluidos en el propio precio de  mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta  tanto los costos de operación como los asociados a la  inversión.

Costos Asociados a los Stock:

En este ámbito deberán incluirse todos los  relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de  almacenamiento, deterioros y degradación de  mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos  los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con una  componente fundamental los costos financieros de las existencias,  todo estos ya serán explicados mas adelante.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de  los inventarios habrá que tener en cuenta todos los  conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular  los costos, a los efectos de toma de  decisiones, (por ejemplo para decidir el tamaño optimo  del pedido), ya que los costos no evitables, por propia  definición permanecerán afuera sea cual fuere la  decisión tomada.

Costos Asociados a los Procesos

Por ultimo, dentro del ámbito de los procesos  existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de  esta manera destacando los costos de las existencias que se  clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de  pedidos y gestión de actividad. Un caso  paradigmático es el siguiente. En general, los costos de  transporte se  incorporan al precio de compras. ¿Por qué no  incorporan también los costos de almacenamiento, o de la  gestión de los pedidos?, como consecuencia de que en la  mayoría de los casos se trata de transporte por cuenta del  proveedor incluidos de manera mas o menos táctica o  explicita en le precio de adquisición.

Pero incluso cuando el transporte esta gestionado  directamente por el comprador se mantiene esta practica, arenque  muchas veces el precio del transporte no es directamente  proporciona al volumen de  mercancías adquiridas, sino que depende del volumen  transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del  transporte se convierte también en parte del costo de  lanzamiento del pedido.

Métodos de costeo de  inventarios

Los negocios  multiplican la cantidad de artículos de los inventarios  por sus costos unitarios para determinar el costo de los  inventarios. Los métodos de  costeo de inventarios son: costo unitario específico,  costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras  salidas (PEPS), y costo de últimas entradas primeras  salidas (UEPS).

Costo Unitario  Específico:

Algunas empresas tratan con artículos de  inventario que pueden identificarse de manera individual, como  los automóviles, joyas y bienes raíces. Estas  empresas costean, por lo general, sus inventarios al costo  unitario específico de la unidad en particular. Por  ejemplo, un concesionario de automóviles tiene dos  vehículos en exhibición; un modelo "x" que cuesta  $14,000 y un modelo "y" equipado que cuesta $17,000. Si el  concesionario vende el modelo equipado en $19,700; el costo de  mercancía vendida es de $17,000 el costo específico  de la unidad; el margen bruto en esta venta es de $2,700 ($19,700  - $17,000). Si el automóvil "x" es el único que  queda en el inventario disponible al final del periodo, el  inventario final es de $14,000.

Costo Promedio  Ponderado:

El método del costo promedio ponderado, llamado a  menudo método del costo promedio se basa en el costo  promedio ponderado del inventario durante el  período.

Este método pondera el costo por unidad como el  costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo  de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el  promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la  manera siguiente: divida el costo de las mercancías  disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el  número de unidades disponibles.

Calcule el inventario final y el costo de  mercancías vendidas, multiplicando el número de  unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de  mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y  están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de  $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo  artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 =  $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades)  es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).
video
 un vídeo sobre despacho de mercancías 

REALIZADO POR :
Andres Mendoza
Yilson Salgar
Diego Novoa 
EFI -63